Bienvenido a Hitech
Una guía clara y visual para sacarle el máximo provecho a tu sistema de gestión clínica y ortopédica. Aquí aprenderás a manejar pacientes, llevar el control de órdenes y administrar tus oficinas paso a paso.
¿Qué encontrarás en este manual?
Este documento está pensado para personas que usan el sistema día a día, sin importar su perfil técnico. Cada sección explica qué se puede hacer, cómo hacerlo y qué tener en cuenta.
Pacientes
Cómo registrar y gestionar pacientes, adjuntar estudios y mantener su información clínica al día.
Órdenes
Crear órdenes de trabajo, hacer seguimiento de su estado y gestionar entregas a pacientes.
Oficinas
Configurar sucursales, servicios y mantener cada oficina conectada al resto del sistema.
Flujo general del sistema
El sistema gira en torno a tres piezas que trabajan juntas. Antes de profundizar en cada módulo, conviene entender cómo se relacionan:
Oficina
Cada sucursal o sede donde atiendes pacientes. Es el punto de partida.
Paciente
La persona que asiste a tu oficina y para quien crearás órdenes de trabajo.
Orden
El trabajo concreto (plantilla, ortesis, ajuste) que se fabrica y entrega.
Dashboard
Es la primera pantalla que ves al entrar al sistema. Reúne en un solo lugar las métricas más importantes para que sepas, de un golpe de vista, cómo va el día.
Métricas en vivo
Cantidad de pacientes, órdenes y citas del periodo seleccionado.
Filtro por periodo
Hoy, semana, mes o rango de fechas personalizado.
Vista por oficina
Si tienes varias sucursales, ves cómo va cada una.
Pacientes
Los pacientes son el centro de la operación. Cada ficha guarda los datos personales, clínicos y de contacto, además de un historial de todas las órdenes y estudios médicos asociados.
Información completa por paciente
Cada ficha de paciente captura tres bloques de información:
Datos personales
Datos clínicos
Datos de gestión
Crear paciente
Registra un nuevo paciente desde cero con sus datos personales, clínicos y de contacto.
Buscar paciente
Encuentra a cualquier paciente por nombre o número de documento desde el listado.
Editar información
Actualiza cualquier dato del paciente en cualquier momento.
Adjuntar estudios
Sube hasta 10 archivos por paciente: PDF, imágenes, Excel y más.
Enviar por correo
Envía los estudios médicos directamente al correo del paciente.
Imprimir ficha
Genera un PDF con la información completa del paciente.
Paso a paso: registrar un paciente
- Abrir el módulo PacientesDesde el menú principal, entra a la sección de Pacientes.
- Pulsar "Nuevo paciente"El botón abre el formulario de registro.
- Completar los datos personalesNombre, documento, fecha de nacimiento y contacto.
- Asignar oficina y especialistaSelecciona la sucursal y el médico responsable.
- Cargar información clínicaMotivo de consulta, antecedentes y observaciones médicas.
- GuardarEl sistema confirma el registro y abre la ficha completa del paciente.
Documentos y estudios médicos
Cada paciente puede tener hasta 10 archivos adjuntos. Esto incluye análisis, radiografías, estudios médicos y otros documentos relevantes.
Formatos aceptados
- Documentos PDF
- Imágenes (JPG, PNG)
- Hojas de cálculo Excel
- Documentos de texto
Acciones disponibles
- Subir nuevos archivos
- Ver / descargar
- Reenviar por correo
- Eliminar archivos antiguos
Órdenes
Una orden es el encargo concreto de fabricación para un paciente: una plantilla, una ortesis, un ajuste. Cada orden vive un ciclo claro desde que se crea hasta que se entrega.
Ciclo de vida de una orden
Haz clic sobre cada estado para ver qué significa y cuándo se aplica:
Esperando
La orden acaba de crearse y aún no ha entrado al taller. Es el punto de partida.
Acción típica: el técnico revisa la orden y confirma su recepción.
¿Qué se guarda en una orden?
Datos del paciente y referencia
- Paciente al que pertenece la orden
- Oficina y usuario que la registró
- Altura del paciente y número de calzado
- Nombre del doctor que prescribe
Especificaciones técnicas
- Tipo de ortesis
- Suela, tacón, cuña, soporte y bote (canoe)
- Plástico, color y otros materiales
- Comentarios y observaciones del técnico
Acciones disponibles
Crear orden
Selecciona el paciente y define todas las especificaciones técnicas.
Cambiar estado
Avanza la orden por su ciclo de vida con un par de clics.
Buscar órdenes
Filtra por número, paciente o estado actual.
Adjuntar archivos
Sube planos, fotos o referencias técnicas a cada orden.
Imprimir orden
Genera un PDF con todos los detalles para el taller.
Exportar a CSV
Descarga el listado completo para análisis externo.
Notificaciones automáticas
Cada vez que una orden cambia de estado, el sistema envía un correo informando del progreso. El correo llega al paciente y a la casilla interna de integraciones, lo que reduce llamadas de seguimiento y deja constancia interna del avance.
Pedidos
Mientras que una orden es un trabajo para un paciente, un pedido es una compra al proveedor (por ejemplo, un lote de plantillas). Una vez confirmado, el sistema puede generar automáticamente las órdenes asociadas para producción.
¿Qué guarda un pedido?
Flujo típico
- Crear pedidoSeleccionas el proveedor o cliente y agregas los artículos uno por uno.
- Registrar pagosAnotas cada pago recibido con su método (efectivo, transferencia, tarjeta).
- ConfirmarCuando todo cuadra, cambias el estado a confirmado. Esto puede disparar la creación de órdenes de producción.
- Hacer seguimientoBuscas el pedido por código, correo o documento desde el listado.
Calendario y citas
El calendario funciona como una agenda tipo Google Calendar: cada cita aparece como un bloque de color en su horario, con el paciente, la oficina y el servicio asociado.
Vistas disponibles
- Día — todas las citas del día en orden cronológico.
- Semana — la grilla clásica de 7 días con bloques horarios.
- Mes — vista general con los días y cantidad de citas.
- Agenda — listado lineal de próximas citas.
Filtros
- Selección múltiple de oficinas mediante checkboxes.
- Salto rápido a "Hoy" desde cualquier vista.
- Mini-calendario lateral para navegar entre meses.
Cómo agendar una cita
- Hacer clic en un hueco horarioO usar el botón "+" para abrir el formulario.
- Seleccionar pacienteBúsqueda por nombre o documento.
- Elegir oficina y servicioEl servicio depende de los configurados en esa oficina.
- Confirmar horaCada cita dura 30 minutos. El sistema impide solapamientos.
- GuardarEl paciente recibe una notificación con los detalles.
Ciclo de vida de una cita
Cada cita pasa por una secuencia simple de estados:
- Reservada (Booked): recién creada, esperando la fecha.
- Finalizada: el paciente asistió y se completó la atención.
- Ausente: el paciente no se presentó. Puede generar una penalización automática.
- Cancelada: la cita fue anulada antes del horario.
Notas de fisioterapia
Esta sección guarda plantillas de notas clínicas que los especialistas pueden reutilizar en distintos pacientes. Sirven para estandarizar protocolos, evaluaciones o recomendaciones que se repiten.
¿Qué guarda cada nota?
- Título: nombre corto del protocolo o evaluación.
- Descripción: contenido completo de la nota.
- Creador: usuario que registró la plantilla.
¿Qué puedo hacer?
- Crear una nueva plantilla.
- Buscar por título.
- Filtrar por oficina.
- Editar o eliminar plantillas existentes.
- Asignar plantillas a pacientes específicos.
Oficinas
Cada oficina representa una sucursal, sede o centro de distribución. Es la pieza que agrupa a los usuarios, pacientes y órdenes de una misma ubicación.
¿Qué guarda cada oficina?
VE01).Servicios por oficina
Cada oficina arma su propio catálogo de servicios. El sistema no trae servicios preconfigurados: cada sucursal crea desde cero los suyos según lo que ofrezca al paciente. Algunos ejemplos típicos:
Podología clínica
Atención general de pie y tobillo.
Ortesis deportiva
Plantillas específicas para atletas.
Ortesis pediátrica
Soluciones diseñadas para niños.
Los servicios pueden añadirse, editarse o quitarse desde la ficha de cada oficina sin afectar al resto del sistema.
Panel de gestión
Al entrar a una oficina, verás en tiempo real:
Pacientes atendidos
Total acumulado en la sucursal.
Órdenes generadas
Total de trabajos asociados a la oficina.
Usuarios asignados
Especialistas, recepcionistas y técnicos.
Servicios disponibles
Catálogo activo en esa sucursal.
Usuarios
Cada miembro del equipo (especialistas, recepcionistas, técnicos, administradores) tiene su propia cuenta. La cuenta determina qué puede ver y hacer dentro del sistema y a qué oficina pertenece.
Información por usuario
Buscar usuarios
El listado de usuarios soporta búsqueda por varias palabras. Por ejemplo, si escribes Juan García, el sistema busca usuarios cuyo nombre contenga ambas palabras. Además puedes filtrar por:
- Rol (especialista, recepcionista, técnico…)
- Oficina
- Estado (activo / inactivo)
Plantillas
Aquí defines los modelos de plantilla que se pueden fabricar y vender. Cada vez que creas una orden o un pedido, eliges uno de estos modelos para asociarlo.
¿Qué guarda una plantilla?
Acciones disponibles
Crear modelo
Define un nuevo tipo de plantilla con su nombre y precio.
Editar o desactivar
Cambia nombre, precio o pásala a "no disponible" sin perder su historial.
Roles y permisos
En lugar de tener roles fijos, este sistema permite crear roles personalizados y decidir, con detalle, qué puede ver y modificar cada uno. Es la pieza más potente de la administración.
¿Qué define un rol?
Asignación de permisos
Por cada rol decides qué acciones puede ejecutar sobre cada recurso del sistema:
Acciones posibles
- Ver consultar registros
- Crear agregar nuevos
- Editar modificar existentes
- Eliminar borrar
- Exportar descargar listados
- Buscar filtrar listados
- Gestionar control total
Recursos del sistema
- Pacientes
- Órdenes
- Pedidos
- Citas
- Oficinas y servicios
- Usuarios y roles
- Plantillas y catálogos
- Configuraciones del sistema
Los permisos se agrupan por categoría (CRM, POS, finanzas, sistema…) y aparecen como acordeones expandibles con un contador del total.
Condiciones globales
Es la regla "invisible" que filtra lo que ve cada usuario automáticamente. Por ejemplo:
office_id = office_id. Eso significa que cualquier especialista verá solo los pacientes, órdenes y citas de su oficina, sin importar dónde mire dentro del sistema.
También puedes definir exclusiones: por ejemplo, "los especialistas se filtran por oficina excepto en el módulo de usuarios". Esto cubre los casos donde la regla general no aplica.
Opciones avanzadas
- Transiciones de orden permitidas: decides qué cambios de estado puede ejecutar el rol (por ejemplo, solo el técnico puede pasar a "Finalizada").
- Auto-asignación a pacientes: al crear un paciente, el usuario queda como referente automático.
- Puede ser especialista de pacientes: determina si los usuarios con este rol aparecen disponibles en el campo "especialista" al crear o editar un paciente.
- Configuraciones de sistema: qué ajustes puede editar.
Campos personalizados
Cada clínica trabaja distinto. Por eso el sistema te deja agregar campos extra a Pacientes, Órdenes y Oficinas, sin necesidad de programar nada. Solo configuras qué campos quieres y aparecen en los formularios.
¿Qué tipos de campos puedo crear?
- Texto corto: nombre, código, referencia.
- Texto largo: párrafos, observaciones.
- Número entero: cantidades.
- Número decimal: pesos, medidas.
- Lista desplegable: opciones predefinidas a elegir.
Configuración por campo
Búsqueda y vistas guardadas
Tanto en Pacientes como en Órdenes, la pantalla principal incluye una barra de herramientas potente. Puedes elegir qué columnas mostrar, qué filtros aplicar, cómo ordenar la lista y si verla como tarjetas o como tabla. Lo que configures se guarda automáticamente para tu usuario.
Elegir columnas
Activa o desactiva las columnas que quieres ver en el listado.
Filtros avanzados
Combina condiciones: estado igual a "en proceso", oficina = "VE01", fecha posterior a…
Cambiar disposición
Pasa de vista de tarjetas a tabla compacta con un clic.
Vistas con nombre
Guarda una configuración con nombre ("Órdenes urgentes", "Pacientes nuevos") para reusarla cuando quieras.
Cómo guardar una vista
- Ajusta los filtros y columnasConfigura el listado como quieras dejarlo.
- Pulsa "Guardar vista"Asígnale un nombre claro.
- Cambia entre vistasDesde el desplegable de vistas guardadas las puedes alternar al instante.
- Exporta lo que vesAl descargar a CSV, el archivo respeta la vista activa.
Historial
Cada vez que alguien crea, edita o cambia el estado de un paciente, una orden o un pedido, el sistema guarda una nota en el historial. Esto te permite saber quién hizo qué y cuándo.
Qué encontrarás
- Quién creó cada registro y a qué hora.
- Qué campos cambiaron (valor antes ↔ valor después).
- Cambios de estado de órdenes y citas.
- Notificaciones enviadas a pacientes.
- Acciones administrativas (alta/baja de usuarios, cambios de rol…).
Modos de vista
Historial general
Todos los eventos del sistema. Solo accesible para administradores.
Historial personal
Solo los eventos relacionados con un usuario o paciente específico. Aparece en su perfil.
Búsqueda
El historial se puede filtrar por:
- Número de orden
- Nombre del paciente
- Correo o documento
- Oficina
Consejos prácticos
Busca por documento
Cuando un paciente regresa, escribir su cédula es la forma más rápida de encontrarlo.
Llena el correo siempre
Es la vía por donde llegan notificaciones, estudios y acceso a la app del paciente.
Mueve los estados a tiempo
Avanzar la orden en cuanto avanza el trabajo mantiene al paciente informado y reduce llamadas.
Imprime para el taller
La orden impresa es la mejor forma de que el técnico no se pierda especificaciones.
Exporta para análisis
Los CSV de órdenes y oficinas se abren en Excel para reportes propios.
Revisa el historial
Cada cambio de orden queda guardado: úsalo para reconstruir cualquier caso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar el mismo paciente en dos oficinas?
Cada paciente vive en una sola oficina principal, pero puede tener órdenes vinculadas a distintas sucursales. Si necesitas que el paciente sea atendido en otra oficina, basta con cambiar la oficina asignada en su ficha.
¿Qué pasa si elimino una orden por error?
El sistema guarda historial de cambios para reconstruir lo ocurrido. Aun así, recomendamos no eliminar órdenes ya entregadas: cambia su estado en lugar de borrarlas. Si se eliminó una orden importante, contacta al administrador del sistema.
¿Por qué no puedo borrar un paciente?
Porque tiene órdenes asociadas. El sistema protege la integridad del historial impidiendo borrar pacientes cuyos trabajos siguen vivos. Si realmente necesitas eliminarlo, primero deberías cerrar o reasignar sus órdenes.
¿Los pacientes pueden ver el estado de sus órdenes?
Sí. Si configuras correctamente el correo del paciente y le entregas acceso a la app móvil, recibirá notificaciones cada vez que su orden avance de estado y podrá consultarla desde su teléfono.
¿Cómo cambio el orden inicial de numeración?
Desde la ficha de la oficina, en el campo "Orden inicial". Recuerda que esto solo afecta a las órdenes futuras; las existentes mantienen su número.
¿Hay límite de archivos adjuntos?
Sí: hasta 10 archivos por paciente. Si llegas al límite, elimina archivos antiguos antes de subir nuevos. Recuerda que al enviar archivos por correo, el sistema valida que no excedan el tamaño máximo permitido por el servicio de email.
¿Puedo deshacer un cambio de estado de una orden?
Sí. Existe la opción de revertir al estado inicial, lo que devuelve la orden a "Esperando" para reiniciar el flujo. Úsalo cuando detectes errores o sea necesario rehacer parte del trabajo.
¿Quién puede cambiar los estados de las órdenes?
Solo los usuarios con permisos de gestión de órdenes (típicamente especialistas, técnicos y administradores). Los pacientes pueden ver el estado pero no modificarlo. Esto se controla desde el módulo de Roles y permisos.
¿Cuál es la diferencia entre una "orden" y un "pedido"?
Una orden es un trabajo de fabricación para un paciente específico (una plantilla a medida, por ejemplo). Un pedido es una compra a un proveedor o lote de plantillas. Cuando un pedido se confirma, suele generar órdenes de producción asociadas.
Necesito un campo que el sistema no tiene. ¿Qué hago?
Usa los Campos personalizados. Puedes agregar hasta 20 campos extra por entidad (pacientes, órdenes u oficinas), eligiendo el tipo de dato (texto, número, lista de opciones) sin escribir una sola línea de código.
Cada usuario quiere ver el listado de pacientes a su manera. ¿Es posible?
Sí. La Búsqueda y vistas guardadas permite que cada usuario configure qué columnas ve, qué filtros aplica y cómo ordena. El sistema recuerda automáticamente su última configuración y permite guardar "vistas con nombre" para alternar entre ellas.
¿Cómo controlo que un especialista solo vea pacientes de su oficina?
Eso se hace con las condiciones globales en el rol del especialista (módulo Roles y permisos). Una vez configuradas, el sistema filtra automáticamente todo lo que ese usuario ve en cualquier pantalla.
¿Puedo saber quién modificó una orden?
Sí. Entra al módulo Historial o al perfil del usuario o paciente involucrado. Cada cambio queda registrado con quién, qué y cuándo. Al hacer clic en un evento del historial, el sistema te lleva directo al registro afectado.